Ghid inspectie fiscala

Descarca Ghid inspectie fiscala.pdf

Prezentul ghid prezinta aspectele pe care PwC si D&B David si Baias SCA, societatea de avocatura corespondenta a PwC in Romania, le-au identificat in practica in privinta activitatii de inspectie fiscala de-a lungul a trei perioade de timp: inainte de inspectia fiscala, in timpul inspectiei fiscale si dupa inspectia fiscala.

Introducere

Din experienta practica a PwC si D&B David si Baias SCA, societatea de avocatura corespondenta a PwC in Romania, a rezultat ca implicarea unei echipe mixte de consultanti fiscali si avocati specializati in litigii fiscale din stadiul incipient al unei inspectii fiscale si, daca este cazul, pana la nivelul judecatii in fata Inaltei Curti de Casatie si Justitie, poate contribui decisiv la prevenirea si/sau combaterea unor consecinte negative de ordin fiscal pentru contribuabilii ce au beneficiat de o astfel de asistenta.

Dintre tipurile de probleme solutionate in mod favorabil, in baza unui astfel de efort conjugat PwC si D&B David si Baias SCA, societatea de avocatura corespondenta a PwC in Romania, mentionam cu titlu exemplificativ urmatoarele:

• Asistenta oferita inainte si, in special, de-a lungul inspectiei fiscale a ajutat numerosi clienti sa prezinte o aparare corespunzatoare organelor de inspectie fiscala, fiind prevenita emiterea unor decizii de impunere pentru obligatii fiscale principale si accesorii in diferite domenii din materia fiscala, cum ar fi impozit pe profit, taxa pe valoare adaugata, impozit pe venit, contributii la asigurari sociale, accize, taxe vamale, impozit cu retinere la sursa, etc.

• Asistenta oferita de-a lungul inspectiei fiscale a ajutat numerosi clienti sa obtina finalizarea inspectiei fiscale, dupa ce aceasta fusese prelungita din diferite motive de catre organele fiscale cu mult timp peste perioada prevazuta de lege sau deblocarea suspendarii inspectiei fiscale care tergiversa incheierea acesteia si solutionarea favorabila a cererilor de rambursare TVA.

• Asistenta oferita clientilor a condus la suspendarea executarii unor acte administrativ fiscale de impunere si/sau la obtinerea anularii formelor de executare silita pe motive de nelegalitate.

• Asistenta oferita clientilor, ulterior finalizarii cu succes a litigiilor fiscale de anulare a actelor administrativ fiscale ce stabileau in sarcina acestora, in mod nelegal, sume de plata, i-a ajutat pe acestia sa regleze situatia fisei fiscale si sa obtina fie restituirea sumelor achitate in mod nelegal, fie compensarea cu alte sume datorate cu titlu de obligatii fiscale de catre clientii respectivi.

• Asistenta oferita unor clienti a permis solutionarea problemelor de lichiditate ale acestora, prin acceptarea de catre organele fiscale a cesiunii creantelor fiscale pe care acestia le aveau impotriva statului, in beneficiul unor furnizori ai acestora care, la randul lor, aveau obligatii fiscale catre bugetul de stat, asigurand, pe aceasta cale, compensarea obligatiilor reciproce intre cele trei parti implicate.

Dintre spetele concrete solutionate in beneficiul clientilor nostri mentionam, tot cu titlu exemplificativ, urmatoarele:

• Asistenta oferita in faza contestatiei administrative a ajutat un mare contribuabil din domeniul cimentului sa obtina in anul 2004 anularea unei decizii administrative de obligare la plata unei sume reprezentand echivalentul in lei al sumei de aproximativ 10 milioane USD, cu titlu de sume lasate la dispozitia agentului economic pentru efectuarea de investitii.

• Asistenta oferita in faza contestatiei administrative a ajutat un mare contribuabil din domeniul industriei grele sa obtina in anul 2006 anularea unei decizii de impunere a unei sume reprezentand echivalentul in lei al sumei de aproximativ 12 milioane USD, cu titlu de impozit pe venituri prin retinere la sursa.

• Asistenta oferita in faza contestatiei administrative si ulterior in fata instantelor de judecata a ajutat acelasi mare contribuabil din domeniul industriei grele sa obtina in anul 2009 anularea unei decizii de impunere prin care s-a stabilit o obligatie de plata de aproximativ 7 milioane RON cu titlu de contributie la fondul de solidaritate cu persoanele cu handicap si accesorii aferente, solutia pronuntata de instanta suprema in respectiva speta fiind una de referinta, in sensul aplicarii ulterioare in Romania a principiilor generale de fiscalitate impuse de Curtea Europeana de Justitie.

• Asistenta oferita in faza contestatiei administrative si ulterior in fata instantelor de judecata a ajutat acelasi mare contribuabil din domeniul industriei grele sa obtina in anul 2009 anularea unei decizii de impunere prin care s-a stabilit o suma de plata de aproximativ 20 milioane RON cu titlu de impozit pe venit, contributii sociale si accesorii aferente acestora, solutia pronuntata de instanta suprema fiind un precedent important pentru respectivul client in solutionarea unor spete ocazionate de situatii de fapt fiscale similare, in perioada subsecventa celei care facuse obiectul inspectiei fiscale.

• Asistenta oferita in faza contestatiei administrative si ulterior in fata instantelor de judecata a ajutat acelasi mare contribuabil din domeniul industriei grele sa obtina in anul 2009 anularea unei decizii de impunere avand un impact la nivelul societatii de aproximativ 36 milioane RON, solutia pronuntata de instanta suprema in respectiva speta fiind una de referinta in aplicarea ulterioara, in Romania, a principiilor generale de fiscalitate impuse de Curtea Europeana de Justitie, dar si a regimului fiscal al antrepozitului de accize si de TVA. De asemenea, pentru acelasi contribuabil, asistenta in fata inspectiei fiscale a dus la evitarea impunerii unor sume suplimentare de 19 milioane RON cu titlu de TVA aferente unei perioade subsecvente celei care facuse obiectul inspectiei fiscale initiale.

• Asistenta oferita unui mare contribuabil din domeniul industriei cimentului l-a ajutat sa recupereze echivalentul in lei al unei sume de aproximativ 9 milioane EUR achitata cu titlu de amenda pentru o acuzatie de cartel, dupa ce, in prealabil, asistasem clientul respectiv in fata Inaltei Curti de Casatie si Justitie, in vederea anularii deciziei Consiliului Concurentei prin care amenda fusese aplicata.

• Asistenta oferita unui mare producator de produse din tutun in fata instantelor de judecata, in vederea anularii actelor de inspectie fiscala intocmite de organele fiscale, prin care se retinusera, in mod nelegal, pretinse neregularitati la regimul de antrepozit fiscal.

• Asistenta oferita unei sucursale a unei banci straine a condus la anularea in fata instantei supreme a actului de inspectie fiscala prin care organele fiscale inlaturasera deductibilitatea provizioanelor de risc constituite de aceasta in conformitate cu legislatia prudential-bancara

• Asistenta oferita unor clienti nerezidenti a condus la anularea deciziilor de impunere incheiate cu incalcarea Conventiilor de evitare a dublei impuneri aplicabile in cazuri legate de sume de care acestia au beneficiat din castiguri de capital obtinute din instrainarea participatiilor in societati comerciale, redevente, etc.

Inainte de inspectia fiscala

Planificarea derularii inspectiei fiscale

Incercati sa planificati derularea inspectiei fiscale prin obtinerea de informatii cu privire la activitatea de inspectie fiscala in cadrul organului fiscal in administrarea caruia va aflati.

Daca inspectia fiscala este aferenta unui decont de rambursare de TVA, pentru a incerca sa scurtati perioada de timp anterioara initierii inspectiei fiscale, depuneti decontul de TVA cu optiunea de rambursare nu in ultima zi, ci cat mai devreme (si oricum inainte de data de 23 a lunii cand, de regula, se pregateste planificarea inspectiei fiscale de catre organele fiscale).

La momentul primirii avizului de inspectie fiscala, aveti posibilitatea sa solicitati motivat, o singura data pentru o inspectie fiscala, amanarea datei de incepere a inspectiei fiscale.

Avizul de inspectie fiscala

Dupa ce ati primit avizul de inspectie fiscala, verificati continutul acestuia cu privire la:

- Competenta organului fiscal – Este organul de inspectie fiscala competent sa efectueze inspectia fiscala, potrivit regulilor de competenta stabilite de legislatia care priveste administrarea situatiei dumneavoastra ca si contribuabil?
- Taxele si impozitele ce fac obiectul inspectiei fiscale, precum si perioada de timp supusa inspectiei fiscale – Determinati daca sunt indeplinite conditiile legale de efectuare a inspectiei fiscale pentru taxele si impozitele ce urmeaza sa faca obiectul controlului:

• Din perspectiva prescriptiei dreptului organului de inspectie fiscala de a stabili impozite si taxe, avand in vedere ca, in masura in care nu a intervenit vreuna dintre situatiile pentru care legea prevede suspendarea sau intreruperea prescriptiei, obligatiile fiscale se prescriu intr-un termen de 5 ani de la data de 1 ianuarie a anului urmator constituirii bazei de impunere;

• Si din perspectiva principiului unicitatii controlului, potrivit caruia, exceptand cazurile in care sunt descoperite elemente noi sau erori de calcul cu privire la stabilirea unei obligatii fiscale, aceasta nu poate face obiectul a mai mult de o inspectie fiscala.

- Data la care este programata inceperea inspectiei fiscale – Verificati daca data de incepere a inspectiei fiscale, mentionata in avizul de inspectie fiscala, respecta cerintele legale, adica:

• Nu mai putin de 30 zile, daca sunteti mare contribuabil, respectiv,

• Nu mai putin de 15 zile, daca sunteti alt tip de contribuabil, avand in vedere ca ambele termene se calculeaza pe zile libere, adica prima si ultima zi nu intra in calculul termenelor respective.

Aveti in vedere ca, potrivit legii, nu este necesar sa va fie transmis avizul de inspectie fiscala, daca va af lati intr-una din urmatoarele situatii:

• Inspectia fiscala are loc la cererea dumneavoastra (inclusiv atunci cand ea are loc ca urmare a bifarii optiunii de rambursare TVA prin decontul de TVA) sau la cererea unei alte autoritati;

• Inspectia fiscala este una de tip incrucisat sau inopinat;

• Inspectia fiscala are loc pentru refacerea unui act de control, in cazul desfiintarii unui act de control anterior.

Aveti in vedere, in principal, urmatoarele aspecte ce se pot dovedi relevante in fiecare dintre domeniile ce pot face obiectul acesteia:

Verificati in ce masura cheltuielile pe care le-ati considerat deductibile indeplinesc urmatoarele cerinte de ordin general, prevazute de legislatia relevanta:

• Puteti proba ca respectivele cheltuieli sunt aferente scopului realizarii veniturilor dumneavoastra?

• V-ati asigurat ca documentele justificative (facturi, avize, documente interne) au formatul adecvat si includ elementele obligatorii legale?

• Este legal modul de alocare a veniturilor si cheltuielilor aferente perioadei fiscale, in special din perspectiva estimarii provizioanelor si a cheltuielilor anticipate (“accrual”)?

Verificati in ce masura sunt respectate urmatoarele reguli speciale, aplicabile unor categorii specifice de cheltuieli:

• Sunt documentate cheltuielile inregistrate in legatura cu serviciile primite de catre societate, in special daca acestea au fost prestate de societati straine din cadrul grupului?

• Exista documente justificative pentru sustinerea schimbarii tratamentului amortizarii fiscale in cazul imbunatatirilor aplicate mijloacelor fixe?

• Sunt documentate cheltuielile inregistrate in procesul de promovare a vanzarilor?

In domeniul impozitului cu retinere la sursa – trebuie sa aveti in vedere:

• Asigurarea conformitatii certificatelor de rezidenta fiscala ale beneficiarilor de venituri cu cerintele legislatiei nationale, pentru a putea beneficia, daca este cazul, de prevederile unei conventii de evitare a dublei impuneri.

• Aparitia unor cheltuieli suplimentare cu impozitul, generate de existenta clauzei “de net” din contractele comerciale ale societatii dumneavoastra cu nerezidentii.

In domeniul impozitului pe venit si al contributiilor de asigurari sociale – aveti in vedere urmatoarele:

Pentru contracte de management, trebuie sa existe dosare individuale pentru fiecare “expatriat” care sa contina cel putin urmatoarele:

• Copii ale documentelor de imigrare;

• Copie a notificarii detasarii catre ITM (EU);

• Copie a autorizatiei de munca (in cazul cetatenilor non-EU);

• Copii ale scrisorilor de detasare;

• Copie a contractului de locuinta;

• O situatie a intrarilor si iesirilor din tara (in scopul determinarii rezidentei dupa regula celor 183 de zile);

• O copie a Notificarii de incepere/incetare a activitatii (inregistrata de beneficiar);

• Eventual copii ale declaratiilor lunare de taxe (formularul 224) daca nu exista conflicte de confidentialitate;

• Copii ale formularelor E101-A1 de asigurari sociale (in cazul cetatenilor EU);

• Alte documente justificative care sa demonstreze sederea in Romania (de ex. copii ale unor minute de sedinte la care au participat; copii ale biletelor de avion; facturi de hotel etc.).

In plus, aveti in vedere si urmatoarele aspecte practice ce se pot dovedi relevante in acest domeniu:

• Contractul de management este indicat sa contina un buget anual estimativ care sa sustina sumele din refacturarea costurilor;

• Contractul trebuie sa fi fost inregistrat la Administratia Financiara;

• Daca exista si o politica de detasare a grupului din care face parte societatea dumneavoastra, este util sa aveti o copie tradusa a acestei proceduri interne.

In domeniul TVA

Daca inspectia fiscala este legata de o cerere de rambursare TVA, aveti in vedere criteriile care stau la baza analizei de risc, intrucat in functie de gradul de risc, aceasta cerere de rambursare se solutioneaza cu control anticipat (grad fiscal mare), in baza unei analize documentare (grad fiscal mediu) sau cu control ulterior (grad fiscal mic). Pentru a diminua riscul de a fi inclusi in categoria de risc fiscal mare in cadrul analizei de risc, trebuie sa urmariti, printre altele:

• Depunerea in termen legal a deconturilor de TVA;

• Depunerea in termen legal a situatiilor financiare;

• Numarul de cereri de renuntare la rambursarea de TVA;

• Achitarea obligatiilor fiscale la timp etc.

Solicitati, de asemenea, reglarea fisei sintetice pe platitor pentru a diminua riscul unor intarzieri in procesul de rambursare;

Pregatiti documentatia care sta la baza sumelor de TVA cerute la rambursare:

• Verificati continutul facturilor pentru a stabili daca acestea cuprind toate elementele obligatorii prevazute de lege;

• Verificati daca aveti facturile in original;

• Verificati corelarea facturilor cu inregistrarile din jurnalele de vanzari si de cumparari si ordonati aceste documente in ordinea prevazuta in jurnale;

• Pregatiti documentele justificative pentru scutirile de TVA, pentru tranzactiile neimpozabile cat si pentru justificarea dreptului de deducere;

Urmariti ca aceste documente (acolo unde este posibil) sa fie disponibile impreuna cu facturile aferente tranzactiilor in cauza;

• Verificati corectitudinea raportarilor de TVA (cum ar fi formularele 300, 390 si 394) si corespondenta acestora cu evidentele contabile;

• Confirmati in scris facturile emise/primite catre/de la parteneri de afaceri din UE pentru tranzactii cu bunuri pentru a diminua riscul aparitiei unei situatii in care inspectorii fiscali sa solicite justificarea anumitor diferente aparute in VIES intre livrarile/achizitiile intracomunitare proprii si cele raportate de partenerii de afaceri din UE, ceea ce produce intarzieri in finalizarea inspectiei fiscale;

• Verificati existenta urmatoarelor documente si informatii, care, in functie de specificul activitatii, ar putea avea relevanta in derularea inspectiei fiscale:

• Politica de reduceri comerciale;

• Politica privind perisabilitatile si stocurile degradate;

• Fise ale proceselor tehnologice pentru justificarea pierderilor tehnologice;

• PUZ, PUD si autorizatii de constructie in cazul companiilor care dezvolta proiecte imobiliare etc.

Aveti in vedere ca unele dintre aspectele vizate in mod uzual de organele de control in timpul inspectiei fiscale sunt cele legate de operatiunile scutite, de operatiunile neimpozabile si de dreptul de deducere.

Operatiunile scutite

In ceea de priveste operatiunile scutite, este foarte important sa detineti toate documentele justificative prevazute de legislatia de TVA. In plus, trebuie sa aveti in vedere si urmatoarele aspecte:

• In cazul livrarilor intracomunitare, ca documentele de transport sa fie disponibile in original si sa fie semnate si stampilate de beneficiar. Aceasta este o practica a autoritatilor fiscale si nu o cerinta prevazuta de lege si nu este nici in acord cu jurisprudenta Curtii Europene de Justitie;

• Organele de control solicita adesea, ca declaratiile vamale de export sa fie stampilate atat de biroul vamal unde s-a deschis regimul vamal cat si de biroul vamal pe unde au parasit bunurile teritoriul comunitar.

Dreptul de deducere

In ceea ce priveste dreptul de deducere, organele de control investigheaza achizitiile purtatoare de TVA ale unui contribuabil, de regula, din doua puncte de vedere:

Cel al formei facturilor, respectiv al informatiilor incluse in acestea, motiv pentru care este foarte importanta verificarea tuturor facturilor, sau macar a celor cu valori mai mari, inaintea inspectiei fiscale (inclusiv facturile primite de la nerezidenti);

Cel al substantei tranzactiilor, adesea solicitandu-i-se contribuabilului sa probeze faptul ca achizitiile realizate sunt aferente activitatii sale economice pentru care este permis dreptul de deducere, fiind deci, din nou, foarte importanta verificarea existentei si corectitudinii documentelor justificative (mai ales in cazul serviciilor) inaintea inspectiei fiscale si atasarea lor la facturile aferente (acolo unde este posibil).

Operatiunile neimpozate

In ceea ce priveste operatiunile neimpozabile cu TVA in Romania (de exemplu, serviciile de consultanta, serviciile de publicitate si marketing, inchirierea de personal, procesarea de date etc.) organele de control solicita ca substanta acestor tranzactii sa fie probata cu documente relevante (ex. contracte, rapoarte, prezentari, timesheet-uri, corespondenta), fiind deci foarte importanta etapa anterioara inspectiei cand trebuie pregatite toate aceste documente, spre a fi disponibile cu ocazia inspectiei fiscale;

Tinand cont de schimbarile legislative in vigoare incepand cu 1 ianuarie 2010 in ceea ce priveste regimul de TVA aplicabil serviciilor, ne asteptam ca, in continuare, autoritatile fiscale sa analizeze dovezile disponibile referitoare la calitatea de persoana impozabila a beneficiarului, precum si informatiile cu privire la sediul activitatii/sediile fixe ale beneficiarului care primeste serviciile in cauza.

In domeniul accizelor

Aveti in vedere, printre altele, urmatoarele aspecte de ordin general referitoare la activitatea pe care o desfasoara compania dumneavoastra:

• Existenta si valabilitatea autorizatiilor necesare desfasurarii activitatii (antrepozitar autorizat pentru productie/depozitare, expeditor inregistrat, destinatar inregistrat, utilizator final, notificare);

• Existenta si conformitatea evidentelor si documentelor specifice utilizate in acest domeniu (de ex. pierderi, lipsuri, justificarea utilizarii produselor exceptate/scutite de accize, marcaje, situatii/declaratii lunare, etc.).

Daca sunteti utilizatori finali autorizati, ar trebui sa aveti in vedere, printre altele, urmatoarele:

• Prezentarea dovezilor privind constituirea garantiilor;

• Depunerea situatiilor lunare prevazute de lege;

• Existenta unor evidente exacte, din care sa rezulte fara echivoc ca produsele au fost utilizate strict in scopul pentru care s-a acordat exceptarea/scutirea.

Daca sunteti antrepozitari autorizati, ar trebui sa mai aveti in vedere, printre altele si urmatoarele:

• Respectarea masurilor legale privind securitatea produselor accizabile (incuietori, sigilii, instrumente de masura);

• Existenta unor evidente cu privire la materiile prime, lucrarile in derulare si produsele accizabile finite, precum si cu privire la stocurile de produse accizabile (evidentele trebuie sa corespunda cu situatia practica, organele de control efectuand de cele mai multe ori inventarul faptic);

• Respectarea obligatiilor de a asigura accesul autoritatilor competente in antrepozitul fiscal autorizat, in vederea verificarilor, precum si de a pune la dispozitia organelor de control un birou in incinta antrepozitului fiscal;

• Conformarea cu obligatiile privind instiintarea autoritatilor fiscale cu privire la pierderi, lipsuri sau neregularitati referitoare la produsele accizabile, modificari ale datelor initiale in baza carora a fost emisa autorizatia;

• Existenta manualului de operare si actualizarea acestuia;

• Depunerea situatiilor lunare/anuale (altele decat declaratii fiscale) prevazute de lege;

• Utilizarea documentelor prevazute de lege (e-DA, DI, facturi, avize de insotire).

Aveti in vedere ca in timpul inspectiei fiscale verificarile organelor de control vizeaza respectarea obligatiilor ce revin diferitelor categorii de platitori de accize (antrepozitari autorizati, destinatari inregistrati, etc.), conformarea cu regulile privitoare la regimul suspensiv de la plata accizelor, respectarea destinatiei utilizarii produselor accizabile achizitionate in regim de scutire sau de exceptare de la plata sau respectarea regimului general al produselor accizabile.

In cazul controlului care vizeaza respectarea obligatiilor legale ce revin antrepozitarilor autorizati, se verifica, de regula:

• Indeplinirea conditiilor legale de autorizare (chiar daca acest tip de verificari au fost efectuate deja ca etapa premergatoare a procesului de autorizare);

• Respectarea obligatiilor legale ce revin antrepozitarilor autorizati cu privire la asigurarea securitatii produselor accizabile, intocmirea unor evidente exacte si actualizate cu privire la materiile prime, lucrarile in derulare si produsele accizabile finite, raportarea pierderilor/lipsurilor de produse accizabile inregistrate, instiintarea autoritatilor fiscale cu privire la extinderea/modificarea structurii antrepozitului fiscal sau a modului de operare in acesta ori cu privire la modificarea datelor initiale in baza carora a fost emisa autorizatia (de exemplu, schimbarea unui administrator), etc.;

• Respectarea obligatiilor privind plata accizelor, depunerea declaratiilor de accize, utilizarea documentelor fiscale prevazute de lege, intocmirea de registre si evidente contabile precise, calcularea corecta a obligatiilor de plata reprezentand accize, declararea si plata lor in termen, depunerea situatiilor lunare si constituirea garantiilor prevazute de lege;

• In cazul producatorilor de produse energetice, organele de control verifica respectarea conditiei legale de a livra produsele accizabile numai dupa verificarea platii accizelor de catre cumparator in contul furnizorului, nerespectarea acestei obligatii legale putand conduce la sanctiuni administrative (suspendarea sau revocarea autorizatiei de antrepozit fiscal) si/sau penale (intrucat fapta respectiva este incriminata ca infractiune, fiind pedepsita cu inchisoare de la 2 la 7 ani).

Aveti de asemenea in vedere ca, daca sunteti detinatori de produse accizabile, aveti obligatia sa probati provenienta legala a produselor respective, organele de control avand posibilitatea de a confisca produsele accizabile sau veniturile realizate din vanzarea lor atunci cand considera ca acestea nu au fost introduse in sfera de accizare potrivit prevederilor din Titlul VII al Codului fiscal, fiind de asemenea, incriminate ca infractiuni o serie de fapte, precum producerea de bunuri accizabile in afara unui antrepozit fiscal, marcarea cu marcaje false a produselor accizabile supuse marcarii, achizitionarea de alcool etilic/distilat de la alti furnizori decat cei autorizati etc.

In domeniul vamal – aveti in vedere urmatoarele aspectele legate de documentatia aferenta operatiunilor vamale:

• Existenta setului complet de documente aferente importului/exportului (ex. declaratia vamala, declaratia de valoare in vama, factura comerciala, documentele de transport, certificate de origine sau de conformitate, licenta, etc.) arhivat corespunzator in cadrul societatii;

• Confirmarea exportului (confirmarea electronica in cazul ECS, stampila vamii de iesire a bunurilor din Comunitatea Europeana, aplicata pe declaratia vamala efectuata pe suport de hartie);

• Existenta si valabilitatea autorizatiilor si aprobarilor/licentelor necesare in functie de regimul/destinatia vamala (ex.autorizatia de perfectionare, de admitere temporara, de antrepozit, de destinatie finala, de proceduri simplificate de vamuire, etc.) sau in functie de marfuri (ex. licenta ANCEX);

• Existenta contractului de prestari servicii/reprezentare incheiat cu comisionarul vamal;

• Documentatia aferenta calculului de origine (ex. calculatia de pret, documentele care atesta originea, informatii de origine emise de vama, declaratia furnizorului, etc.);

• Documentatia aferenta clasificarii tarifare la import (informatii complete despre marfa, informatii despre clasificare emise de biroul vamal sau informatii tarifare obligatorii - ITO, analize de laborator, poze, prospecte, mostre, etc.);

• Documentatia aferenta valorii in vama (oferte de pret, documente de plata, note de credit/debit, facturi de transport, de asigurare, documente specifice in cazul persoanelor afiliate cum ar fi de exemplu contracte de licenta, de redeventa, documentatia preturilor de transfer, etc.).

Aveti in vedere ca printre cele mai frecvente teme de control se numara derularea si incheierea regimurilor suspensive/economice, clasificarea tarifara, modul de declarare a valorii in vama, respectarea regulilor de origine.

In cazul controlului care vizeaza regimurile vamale suspensive, controlul are in vedere, de regula, urmatoarele aspecte:

• Existenta autorizatiilor de regim vamal si corectitudinea solicitarii acestora (in special corectitudinea informatiilor furnizate la solicitarea autorizatiei, cum ar fi de exemplu tipul de bunuri, clasificarea lor tarifara, cantitatile declarate ca urmand a fi plasate sub regimul vamal in cauza), dar si concordanta intre datele inscrise in autorizatie si cele inscrise in declaratiile vamale efectiv depuse, precum si respectarea conditiilor specificate in autorizatie pentru derularea si incheierea regimului vamal;

• Existenta evidentelor operative in formatul aprobat de autoritatile vamale, existenta deconturilor de justificare si a declaratiilor vamale depuse pentru incheierea in termen a operatiunilor vamale;

• In functie de regimul vamal, pot fi verificate de asemenea existenta scutirii de la garantare, rata de randament obtinuta pe tip de materie prima si produs compensator, daca produsele compensatoare secundare (ex. deseurile, resturile sau rebuturile obtinute din procesare) au fost puse in libera circulatie sau reexportate (la perfectionarea activa), daca bunurile plasate in regim de admitere temporara cu exonerare totala de la plata taxelor vamale sunt din categoriile care pot beneficia de acest regim prin lege, calitatea importatorului in cazul admiterii temporare cu exonerare partiala de la plata taxelor vamale (importatorul trebuie sa fie proprietarul bunurilor, pentru a putea deduce TVA platit la import), calculul taxei vamale si TVA in cazul re-importurilor din perfectionare pasiva (taxa vamala datorata se obtine prin deducerea, din taxele vamale a produselor compensatoare, a taxelor vamale aferente materiilor prime exportate).

In cazul verificarii clasificarii tarifare, organele de control investigheaza, de regula, in ce masura bunurile ar fi trebuit clasificate la alte coduri tarifare pentru care taxa vamala datorata ar fi fost mai mare, motiv pentru care este recomandabil sa:

• Aveti pregatita documentatia care sa sustina clasificarea tarifara declarata la momentul importului, cum ar fi de exemplu prospecte, fotografii, fise de produs, analize de laborator, inclusiv corespondenta cu furnizorul (in care clasificarea tarifara declarata la import este confirmata de acesta) sau, dupa caz;

• Sa detineti informatii privind clasificarea tarifara furnizata de autoritatea vamala ori chiar informatii tarifare obligatorii (ITO) emise de ANV sau de autoritati vamale din alte state membre.

In cazul verificarilor privind originea, controlul vizeaza in principal:

• Respectarea regulilor de origine (dupa caz, indeplinirea criteriilor de acordare a originii, existenta documentelor justificative cum ar fi declaratia furnizorului);

• Existenta documentelor justificative (ex. evidente care sa permita identificarea/provenienta materiilor prime efectiv utilizate la producerea fiecarui produs pentru care s-a acordat origine, ori separarea contabila intre materii prime originare si ne-originare);

• Asigurarea corectitudinii calculelor privind originea si a documentelor emise, respectarea conditiilor privind transportul direct si a regulii de no-drawback;

• Aveti in vedere ca, in cazul societatilor autorizate ca exportator agreat (companii care sunt autorizate sa certifice originea pe factura), controlul este periodic (de regula, la 3 luni) si vizeaza, de obicei, indeplinirea conditiilor in baza carora compania a fost autorizata (de exemplu, mentinerea conditiilor din autorizatie privind continuitatea productiei, mentinerea furnizorilor, existenta dovezilor de origine pentru materii prime, etc.).

In cazul verificarii valorii declarate in vama organele de control verifica:

• Includerea in valoarea de vama a elementelor de ajustare, cum ar fi drepturi de proprietate intelectuala, valoarea licentei pentru utilizarea marcii, valoarea bunurilor puse la dispozitia furnizorului cu titlu gratuit sau la pret redus (ex. matrite pentru producerea bunurilor importate), cheltuielile aferente transportului pe parcursul extern (transport, manipulare, asigurare), inclusiv includerea in baza de impozitare TVA la import a costurilor pana la primul loc de destinatie (ex. costul transportului de la frontiera pana la sediul dumneavoastra);

• Corectitudinea completarii declaratiei pentru valoarea in vama (de exemplu, declararea legaturii intre vanzator si cumparator, ori existenta unor conditii carora le este subordonata tranzactia si care ar putea influenta pretul);

• Existenta unor ajustari ale preturilor dupa import si reconsiderarea ulterioara a importurilor corespunzatoare (cum ar fi situatia in care au loc ajustari anuale ale preturilor bunurilor importate, ca urmare a aplicarii prevederilor preturilor de transfer la tranzactiile efectuate in interiorul grupului). Bunurile plasate in regim de admitere temporara cu exonerare totala de la plata taxelor vamale sunt din categoriile care pot beneficia de acest regim prin lege, calitatea importatorului in cazul admiterii temporare cu exonerare partiala de la plata taxelor vamale (importatorul trebuie sa fie proprietarul bunurilor, pentru a putea deduce TVA platit la import), calculul taxei vamale si TVA in cazul re-importurilor din perfectionare pasiva (taxa vamala datorata se obtine prin deducerea, din taxele vamale a produselor compensatoare, a taxelor vamale aferente materiilor prime exportate).

In domeniul obligatiilor fiscale legate de protectia mediului – aveti in vedere urmatoarele aspecte legate de documentatia aferenta acestor activitati:

• Existenta si valabilitatea autorizatiilor si inregistrarilor necesare (autorizatie de mediu/autorizatie integrata de mediu, inregistrarea ca producator de echipamente electrice si electronice „EEE”, etc.);

• Evidenta deseurilor si existenta documentelor justificative privind gestionarea deseurilor (ex. contractul cu asociatia colectiva, rapoarte primite de la valorificatorul deseurilor de ambalaje, autorizarea transportului deseurilor, etc.);

• Documentatia privind raportarile necesare (ex. introducerea pe piata de ambalaje, de EEE) si plata contributiilor la Fondul de mediu.

Ar trebui sa aveti in vedere ca aspectele cel mai des verificate in practica se refera la:

• Existenta autorizatiei de mediu/autorizatiei integrate de mediu, indeplinirea conditiilor privind protectia mediului (ex. masuri privind evitarea poluarii apelor, aerului, a solului ori subsolului);

• Existenta inregistrarilor impuse de lege in functie de tipul activitatii desfasurate (ex. inregistrarea in registrul producatorilor de EEE);

• Indeplinirea obligatiilor de raportare a ambalajelor sau EEE introduse pe piata, a cantitatilor de deseuri de ambalaje valorificate ori a deseurilor de EEE eliminate etc.; La pastrarea evidentei corespunzatoare a deseurilor, precum si la indeplinirea procedurilor specifice privind depozitarea ori transportul acestora;

• Indeplinirea obligatiilor de plata a contributiilor la fondul de mediu, pentru emisii de poluanti, deseuri de ambalaje, substante periculoase, baterii/acumulatorii, uleiuri uzate ori pentru vanzarea de deseuri metalice feroase sau neferoase.

In timpul inspectiei fiscale

Aveti in vedere urmatoarele aspecte de ordin practic referitoare la derularea inspectiei fiscale:

• Verificati legitimatia de inspectie fiscala si ordinul de serviciu a inspectorilor fiscali, iar daca acestia refuza sa va prezinte aceste documente oficiale referitoare la calitatea in care deruleaza actiunea de inspectie fiscala aveti dreptul sa refuzati accesul acestora in incinta unitatii;

• Solicitati inscrierea procedurii de inspectie fiscala in registrul unic de control;

• Solicitati organului fiscal sa va comunice periodic constatarile acestuia cu privire la situatia de fapt, precum si eventualele consecinte fiscale, iar in cazul in care acesta refuza, solicitati aceste informatii in scris. Acest refuz, precum si alte acte similare ar putea sta la baza unor demersuri procedurale pe care ati fi indreptatiti sa le urmati in legatura cu inspectia fiscala (contestatii fiscale, plangeri, actiuni in justitie, etc.);

• Puteti formula inca de la aceasta faza un punct de vedere cu privire la constatarile organului de inspectie fiscala prin care sa ii aduceti la cunostinta, daca este cazul, caracterul eronat al retinerilor cu privire la situatia de fapt sau/si interpretarea gresita a legii in privinta consecintelor de ordin fiscal deduse in legatura cu situatia de fapt determinata pe baza probelor, in vederea diminuarii riscului ca ulterior aceste aspecte sa determine aparitia unor consecinte negative pentru dumneavoastra in cuprinsul actelor administrativ-fiscale emise ulterior inspectiei fiscale

Regulile legale referitoare la suspendarea inspectiei fiscale:

Daca organul de inspectie fiscala suspenda inspectia fiscala, verificati daca actul de suspendare a inspectiei fiscale este emis pentru unul din urmatoarele motive prevazute de lege:

• Necesitatea efectuarii unuia sau mai multor controale incrucisate;

• Necesitatea remedierii unor deficiente constatate in timpul inspectiei fiscale si care au facut obiectul unei “Dispozitii privind masurile stabilite de organele de inspectie fiscala”;

• Necesitatea emiterii unei decizii a Comisiei fiscale centrale;

• Necesitatea efectuarii unei expertize conform Codului de procedura fiscala;

• Necesitatea efectuarii de cercetari specifice pentru identificarea unor persoane fizice sau stabilirea realitatii unor tranzactii;

• La propunerea directiei generale din cadrul Agentiei Nationale de Administrare Fiscala care coordoneaza activitatea de inspectie fiscala, pentru valorificarea unor informatii rezultate din alte actiuni de inspectie fiscala, primite de la alte institutii ale statului sau de la terti.

• Necesitatea solicitarii unor informatii suplimentare de la autoritatile fiscale similare din alte state membre ale Uniunii Europene sau din state cu care Romania are incheiate conventii internationale pentru schimburi de informatii in scopuri fiscale;

• Necesitatea elaborarii si prezentarii unui dosar al preturilor de transfer in cazul contribuabililor care desfasoara tranzactii cu persoane afiliate.

Urmariti respectarea de catre organul fiscal a termenului legal de derulare a inspectiei fiscale:

Solicitati in scris organului de inspectie fiscala sa respecte termenul legal de efectuare a inspectiei fiscale, respectiv:

• 6 luni, daca sunteti mare contribuabil sau 3 luni, daca sunteti alt tip de contribuabil, in cadrul unei inspectii ce nu are loc pentru solutionarea unei cereri de rambursare a TVA;

• 45 de zile, daca inspectia fiscala are loc ca urmare a unei cereri de rambursare a TVA

In masura in care perioada maxima prevazuta de lege pentru efectuarea inspectiei fiscale a fost depasita in mod nejustificat:

• Solicitati in scris organului fiscal sa va comunice cauzele ce au determinat o astfel de depasire;

• Puteti contesta depasirea perioadei maxime de efectuare a inspectiei fiscale si solicita obligarea organului de inspectie fiscala sa finalizeze inspectia fiscala;

• Aveti in vedere ca, modul de indeplinire a atributiilor de serviciu de catre inspectorii fiscali cu ocazia inspectiei fiscale poate sta la baza unor cereri pe care ati fi indreptatiti sa le formulati in legatura cu inspectia fiscala (contestatii fiscale, plangeri, actiuni in justitie, etc.).

Cu ocazia discutiei finale a organului de inspectie fiscala cu contribuabilul, aveti in vedere urmatoarele:

Participati la discutia finala pe care organul fiscal este obligat sa o organizeze cu dumneavoastra potrivit legii, iar in masura in care termenul care va este acordat pentru pregatirea acestei discutii nu este rezonabil prin raportare la circumstantele cauzei, sunteti indreptatiti sa solicitati amanarea discutiei finale.

• Puteti formula un punct de vedere prin care sa exprimati opinia dumneavoastra argumentata cu privire la constatarile organului de inspectie fiscala referitor la situatia de fapt, precum si la consecintele fiscale ale acestora, potrivit legislatiei aplicabile.

Dupa inspectia fiscala

Documentele emise ca urmare a inspectiei fiscale

Daca urmare a inspectiei fiscale nu se modifica bazele de impunere, organul fiscal trebuie sa emita o decizie de nemodificare a bazelor de impunere, iar daca inspectia fiscala este aferenta unei proceduri de rambursare de TVA, acesta ar trebui sa emita o decizie de rambursare a sumei solicitate cu titlu de TVA (in masura in care nu aveti la randul dumneavoastra datorii catre organul fiscal, altfel vi se va comunica o decizie de rambursare, o nota de compensare si, daca mai exista sume de restituit, si o nota de restituire).

Daca actele administrativ-fiscale emise de organul fiscal ca urmare a inspectiei fiscale (Raportul de inspectie fiscala, Decizia de impunere si, daca este cazul, Dispozitia de masuri, ori Nota de compensare) sunt in opinia dumneavoastra nelegale, puteti formula o contestatie fiscala in fata organelor fiscale:

In termen de 30 de zile de la comunicarea acestora in cazul contestatiilor reglementate de Codul de procedura fiscala, sau, dupa caz, pentru contestatiile ce cad sub incidenta altor acte normative, in termenele speciale prevazute de respectivele acte normative speciale.

• Contestatia fiscala se depune la organul emitent al actului administrativ-fiscal care o va inainta de indata organului competent sa o solutioneze, potrivit legii.

Daca v-a fost respinsa contestatia de catre organul fiscal competent, aveti dreptul sa formulati o actiune in instanta in contencios administrativ:

• In termen de 6 luni de la comunicarea deciziei de respingere a contestatiei fiscale;

• Instanta competenta este, la alegerea dumneavoastra, ori cea de la sediul dumneavoastra, ori cea de la sediul organului fiscal.

Daca contestatia fiscala nu este solutionata de catre organul fiscal in termen de 45 de zile de la data inregistrarii acesteia, aveti dreptul sa formulati o actiune in fata instantei de contencios administrativ impotriva „tacerii” autoritatii; totusi, de remarcat ca instantele sunt inca reticente sa judece direct pe fond actiunea astfel formulata.

In formularea contestatiei fiscale si a actiunii in justitie aveti in vedere in ce masura ar putea fi incidenta in cauza legislatia comunitara si/sau jurisprudenta Curtii Europene de Justitie, intrucat acestea au prevalenta fata de legislatia interna.

Suspendarea executarii actelor administrative fiscale emise ca urmare a inspectiei fiscale:

Puteti formula o cerere de suspendare a executarii actelor, daca indepliniti urmatoarele conditii legale cumulative:

• Decizia de impunere va produce un prejudiciu iminent (ceea ce in practica se traduce prin aceea ca ar trebui sa aratati efectele pe care le-ar avea executarea silita a deciziei de impunere asupra situatiei societatii dumneavoastra, motiv pentru care ar fi utila intocmirea de catre un expert autorizat a unei expertize de specialitate care sa fie utilizata ca proba pentru a demonstra instantei aceste efecte);

• Cererea de suspendare reflecta un caz bine justificat (ceea ce in practica se traduce prin faptul ca o cercetare sumara a fondului cauzei releva nelegalitatea vadita a deciziei de impunere).

Instanta care solutioneaza cererea de suspendare a executarii deciziei de impunere este aceeasi instanta care este competenta sa solutioneze in fond actiunea in contencios administrativ indreptata impotriva deciziei de solutionare a contestatiei fiscale formulate impotriva deciziei de impunere;

O conditie obligatorie pentru sustinerea cererii este depunerea unei cautiuni la instanta de judecata:

• Cuantumul cautiunii este decis de instanta de judecata si poate fi de pana la 20% din suma contestata, respectiv de maximum 2000 RON, dupa cum actul administrativ fiscal a carui suspendare a executarii se solicita este sau nu evaluabil in bani (in practica de regula aceasta cautiune este in jur de 10%, dar poate fi diferita, in functie de circumstantele cauzei);

• Din perspectiva practica, plata cautiunii poate ridica probleme intrucat aceasta ramane de regula blocata la instanta pentru o perioada de 30 de zile de la solutionarea irevocabila a cererii de suspendare (riscand deci, daca nu veti obtine suspendarea executarii silite, sa fiti si executati silit si cu banii achitati cu titlu de cautiune blocati pentru o perioada destul de indelungata, ce poate uneori depasi 6-9 luni).

Daca obtineti suspendarea executarii actului in baza art. 14 din Legea nr. 554/2004, ea dureaza 60 de zile daca nu introduceti actiune de anulare a actului administrativ fiscal suspendat.

Contestatia la executarea silita derulata in baza actelor administrative fiscale emise ca urmare a inspectiei fiscale:

In cazul unei executari silite, verificati:

• Continutul titlului executoriu (emitent, titlul de creanta, sumele supuse executarii silite);

• Competenta organului de executare;

• Incidenta unor alte motive de nelegalitate ale actelor de executare silita.

In masura in care identificati motive de nelegalitate a executarii silite, puteti formula o contestatie la executare impotriva executarii silite:

• In termen de 15 zile de la data comunicarii actului de executare silita contestat;

• Instanta competenta este judecatoria in a carei raza teritoriala au loc actele de executare silita (de regula, cea de la sediul dumneavoastra).

Puteti solicita in cadrul dosarului de contestatie la executare si suspendarea executarii silite daca platiti o cautiune ce va fi stabilita de instanta in cuantum de maximum 20% din suma contestata sau 2000 RON, dupa cum decizia a carei executare silita se suspenda este sau nu evaluabila in bani (observatiile de mai sus referitoare la cautiunea de achitat in cadrul cererii de suspendare a deciziei de impunere sunt valabile si pentru aceasta cautiune), suspendarea urmand sa produca efecte, daca va fi admisa, doar pana la solutionarea contestatiei la executare.

Executarea silita se suspenda si in cazul in care, ulterior inceperii executarii silite, se depune o cerere de restituire/rambursare, iar cuantumul sumei solicitate este egal cu sau mai mare decat creanta fiscala pentru care s-a inceput executarea silita.

Recuperarea sumelor achitate organului fiscal sau executate silit de acesta:

Daca prin hotararea irevocabila de desfiintare a deciziei de impunere nu se dispune si restituirea sumelor incasate anterior in baza acesteia de catre organul fiscal, puteti formula o cerere administrativa de restituire a acestor sume (in masura in care nu aveti la randul dumneavoastra datorii la buget, caz in care sumele se vor compensa pana la concurenta celei mai mici dintre ele);

Daca organul fiscal in 45 de zile nu solutioneaza cererea dumneavoastra de restituire a sumelor achitate in baza deciziei de impunere desfiintate, puteti contesta refuzul sau, fiind indreptatit si la plata de dobanzi asupra sumelor pe care ar trebui sa le primiti efectiv de la buget de la data expirarii termenului legal de solutionare a cererii respective.

Contestarea unor eventuale sanctiuni contraventionale si a unor masuri complementare acestora (confiscari, revocari sau suspendari de autorizatii, etc.):

In masura in care organul fiscal a aplicat si sanctiuni contraventionale cu ocazia derularii inspectiei fiscale (de exemplu, pentru nedepunerea unor declaratii fiscale sau depunerea incorecta a acestora, pentru erori savarsite cu privire la inregistrarile contabile, etc.), sunteti indreptatiti sa formulati o plangere contraventionala impotriva acestora, in masura in care situatia de fapt retinuta de organul constatator, ori interpretarea legii de catre acesta asupra acestei situatii de fapt stabilite, este eronata.

In sustinerea plangerii contraventionale ar trebui sa aveti in vedere urmatoarele:

• Verificati daca procesul-verbal de constatare a contraventiei indeplineste toate cerintele legale de ordin formal;

• Verificati in functie de tipul contraventiei daca sunt incidente regulile referitoare la prescriptia dreptului organului fiscal de a constata contraventii;

• Verificati in ce masura argumentarea in fapt si motivarea in drept a procesului-verbal de constatare a contraventiei sunt corecte si mai ales in ce masura exista probe si argumente juridice care sa contrazica cele retinute in cuprinsul procesului-verbal de constatare a contraventiei.

Aveti in vedere si urmatoarele aspecte suplimentare care se mai pot dovedi relevante in privinta procesului-verbal de constatare a contraventiilor:

• De regula, formularea plangerii contraventionale suspenda executarea procesului verbal de constatare a contraventiilor;

• In masura in care actul normativ in baza caruia a fost aplicata sanctiunea contraventionala nu contine dispozitii legale contrare, este posibila achitarea a jumatate din minimum prevazut de lege ca amenda pentru contraventia respectiva in maximum 48 de ore de la data savarsirii contraventiei;

• De regula, sanctiunea principala a amenzii contraventionale poate fi insotita de sanctiuni complementare cum ar fi: confiscarea bunurilor care au folosit la savarsirea contraventiei sau au rezultat din contraventie, posibilitatea suspendarii sau chiar a revocarii autorizatiei administrative in baza careia se desfasoara activitatea ce a ocazionat savarsirea contraventiei (de exemplu, in cazul unor contraventii legate de activitatea derulata in antrepozitul fiscal, organele de control sa sesizeze autoritatea fiscala centrala si sa propuna revocarea autorizatiei de antrepozit fiscal), etc. Astfel de sanctiuni complementare ar putea fi contestate, din punct de vedere procedural, fie odata cu procesul-verbal de constatare a contraventiei, fie pe cale separata, in functie de actul normativ care le guverneaza.

Descarca Ghid inspectie fiscala.pdf