POR Axa 3 DMI 3.3 Drepturile si obligatiile beneficiarului

Aceasta sectiune are scopul de a explica obligatiile unui beneficiar de finantare nerambursabila in cadrul POR.

Se recomanda totusi consultarea textului integral al contractului de finantare, inclusiv anexele acestuia (model orientativ), dupa cum este prezentat  in Anexa 6 la prezentul ghid.

Prin semnarea contractului de finantare, beneficiarul accepta termenii si conditiile in care va primi finantarea nerambursabila si se angajeaza sa implementeze pe propria raspundere proiectul pentru care primeste finantare cu respectarea legislatiei nationale si comunitare.

Beneficiarul are obligatia de a implementa proiectul pentru care s-a semnat un contract de finantare din POR in conformitate cu prevederile din Cererea de finantare aprobata. Daca beneficiarul nu reuseste sa puna in aplicare proiectul in conditiile asumate si stipulate in contractul de finantare, acesta trebuie sa isi asume esecul partial sau total in realizarea obligatiilor. In acest caz, Autoritatea de Management, reprezentata de Ministerul Dezvoltarii, Regionale si Locuintei isi rezerva dreptul de a intrerupe platile. Contributia din fondurile publice (nationale si comunitare) poate fi redusa si/sau Autoritatea de Management poate cere inapoierea, in totalitate sau partial, a sumelor deja platite, daca beneficiarul nu respecta termenii contractuali.

Amendamente la contractul de finantare

Beneficiarul poate solicita amendamente la contract pe durata de valabilitate a acestuia, in conditiile prevazute de contractul de finantare.

Beneficiarul trebuie sa cunoasca faptul ca daca pe perioada de valabilitate a contractului intervin modificari de natura sa afecteze obiectivul proiectului sau modificari care afecteaza conditiile de eligibilitate prevazute pentru cererea deschisa de proiecte in cadrul careia s-a obtinut finantarea nerambursabila, proiectul poate fi declarat neeligibil pentru finantare, finantarea nerambursabila se va sista, iar sumele acordate pana in acel moment se vor recupera in conformitate cu legislatia nationala si prevederile contractuale!

Beneficiarul poate efectua modificari asupra bugetului daca acestea nu afecteaza scopul principal al proiectului si impactul financiar se limiteaza la transferul de maxim 10% din suma inscrisa initial in cadrul fiecarei linii bugetare in cadrul aceluiasi capitol bugetar de cheltuieli eligibile, fara a se modifica valoarea totala eligibila a proiectului. Beneficiarul transmite Organismului Intermediar bugetul astfel modificat in termen de maxim 10 zile lucratoare de la data modificarii acestuia. 

Beneficiarul isi asuma integral raspunderea pentru prejudiciile cauzate tertilor din culpa sa pe parcursul implementarii proiectului, in conformitate cu prevederile legislatiei nationale relevante.

Eligibilitatea cheltuielilor

Baza legala: HG nr. 759/2007 privind regulile de eligibilitate a cheltuielilor efectuate in cadrul operatiunilor finantate prin programele operationale publicata in Monitorul Oficial nr. 517 din  1 august 2007, cu modificarile si completarile ulterioare

Regulamentul General nr. 1083/2006 stabilind prevederile generale privind Fondul European pentru Dezvoltare Regionala, Fondul Social European si Fondul de Coeziune, art. 55

Ordinul comun al MDLPL nr.910/ 2007 si al MEF nr.1742/2007 pentru aprobarea categoriilor de  cheltuieli eligibile pentru domeniul major de interventie „Imbunatatirea dotarii cu echipamente a bazelor operationale pentru interventii in situatii de urgenta” in cadrul axei prioritare „ Imbunatatirea infrastructurii sociale” din cadrul Programului Operational Regional 2007-2013.

Cheltuielile efectuate de beneficiar sunt considerate eligibile daca au fost efectuate de catre beneficiar dupa data intrarii in vigoare a contractului de finantare. 

Asigurarea cofinantarii si a cheltuielilor neeligibile

Baza legala: O.G. nr. 29/2007 privind modul de alocare a instrumentelor structurale, a prefinantarii si a co-finantarii alocate de la bugetul de stat, inclusiv din Fondul national de dezvoltare, in bugetul institutiilor implicate in gestionarea instrumentelor structurale si utilizarea acestora pentru obiectivul convergenta  (publicata in Monitorul Oficial nr. 86 din  2 februarie 2007), cu modificarile si completarile ulterioare

Ordinul nr. 911/2007 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor OG nr.29/2007, publicat in Monitorul Oficial nr.591 din  28 august 2007,  cu modificarile si completarile ulterioare.

Beneficiarii vor avea obligatia de a include in buget:

- co-finantarea locala in cadrul proiectului (conform art. 5 alin. 2 din O.G. nr.29/2007);

- sume pentru acoperirea cheltuielilor neeligibile in cadrul proiectului;

- sume pentru acoperirea contributiei din fondurile structurale (conform art.3 alin.2 din O.G. nr.29/2007, modificata si completata prin OG 19/2008) in cadrul proiectului (sume ce vor fi cheltuite in avans de catre beneficiari pana la rambursarea cheltuielilor de catre Autoritatea de Management).

Fundamentarea bugetului se va face in functie de obiectivele pe care le are de realizat, respectiv in functie de cheltuielile eligibile si cheltuielile neeligibile.

Acordarea pre-finantarii

Baza legala: O.G. nr. 29/ 2007 privind modul de alocare a instrumentelor structurale, a prefinantarii si a co-finantarii alocate de la bugetul de stat, inclusiv din Fondul national de dezvoltare, in bugetul institutiilor implicate in gestionarea instrumentelor structurale si utilizarea acestora pentru obiectivul convergenta (publicata in Monitorul Oficial nr. 86 din  2 februarie 2007), cu modificarile si completarile ulterioare

Ordinul nr. 911/2007 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor OG nr.29/2007, cu modificarile si completarile ulterioare, publicata in Monitorul Oficial nr.591 din  28 august 2007.

Prefinantarea reprezinta sumele transferate din bugetul de stat sau din instrumente structurale catre un beneficiar, daca acest transfer nu se realizeaza  in  cadrul unui proiect care intra sub incidenta ajutorul de stat/de minimis, prin plata directa sau prin plata indirecta, de regula, in stadiul initial de implementare a proiectelor, in baza unui contract de finantare incheiat intre beneficiar si Autoritatea de Management/Organismul intermediar responsabila/responsabil, in vederea asigurarii derularii corespunzatoare a proiectelor.

Modul de acordare

- Pre-finantarea se acorda, conform instructiunilor Ministerului Finantelor Publice.

- Conform Normelor de aplicare a O.G. nr. 29/2007, cu modificarile si completarile ulterioare, sumele aferente pre-finantarii vor fi transferate beneficiarului din bugetul Ministerului Finantelor Publice prin intermediul Directiei Generale Autorizare si Plati Programe, din cadrul Ministerului Dezvoltarii, Regionale  si Locuintei.

- Pre-finantarea se acorda in procent de max. 15% din valoarea eligibila a contractului de finantare incheiat intre Autoritatea de Management prin Organismul Intermediar responsabil si beneficiar. Pre-finantarea cu incadrarea in limita procentului mai sus mentionat se poate acorda integral sau in transe, in functie de previziunea fluxului de plati aprobata de Autoritatea de Management.

Modul de solicitare

Sumele aferente pre-finantarii vor fi transferate de catre Directia Generala Autorizare si Plati Programe, din cadrul Ministerului Dezvoltarii Regionale si Locuintei (care indeplineste rolul de Unitate de plata de pe langa Autoritatea de Management pentru Programul Operational Regional, in intelesul prevederilor Normelor de aplicare a O.G. 29/2007), pe baza urmatoarelor documente:

- contractul de finantare incheiat intre Autoritatea de Management prin Organismul Intermediar si beneficiar;

- copie dupa contractul de achizitie publica incheiat intre beneficiar si un operator economic;

- cererea de pre-finantare a beneficiarului (Anexa 7), completata conform instructiunilor din contractul de finantare .

Sumele aferente pre-finantarii contractelor incheiate in cadrul POR pot fi acordate de la bugetul de stat sau din fonduri FEDR. Acestea vor fi prevazute in bugetul Ministerului Finantelor Publice.

In vederea obtinerii pre-finantarii, beneficiarul are obligatia de a transmite Organismului Intermediar,  Notificare privind depunerea cererii de pre-finantare (in formatul standard furnizat de Autoritatea de Management). Notificarea se transmite OI pana pe data de 1 a ultimei luni a trimestrului, pentru trimestrul urmator.

OI centralizeaza notificarile primite de la beneficiari si transmite Directiei Generale Autorizare si Plati Programe, pana pe data de 8 ale lunii, previziunea fluxului de plati centralizat de pre-finantare.

Aceste informatii sunt necesare pentru asigurarea la nivelul Unitatii de plata de pe langa Autoritatea de Management si la nivelul Autoritatii de Certificare si Plata din cadrul Ministerului Finantelor Publice, pentru asigurarea disponibilitatii sumelor necesare acordarii prefinantarii.

Dupa incheierea contractului cu prestatorul de servicii/furnizorul de echipamente, Beneficiarul intocmeste si depune la OI cererea de pre-finantare, insotita de copii dupa contractele incheiate, de identificarea financiara, respectiv de avizul Autoritatii Nationale pentru Reglementarea si Monitorizarea Achizitiilor Publice (ANRMAP) si avizul Unitatii pentru Coordonarea si Verificarea Achizitiilor Publice (UCVAP) (daca este cazul).

Utilizarea pre-finantarii

Suma aferenta pre-finantarii acordata beneficiarilor proiectelor finantate in cadrul Programului Operational Regional, in conditiile prevazute de O.G. nr.29/2007 cu modificarile si completarile ulterioare si de Normele de aplicare a O.G nr.29/2007, poate fi utilizata dupa cum urmeaza:

- pentru plata cheltuielilor eligibile – plata facturilor catre furnizori aferente achizitiilor realizate in cadrul proiectului;

- ca exceptie, pentru plata cheltuielilor eligibile, respectiv TVA, numai aferent cheltuielilor eligibile efectuate.

Recuperarea pre-finantarii

Conform Normelor de aplicare a O.G. 29/2007, suma acordata unui beneficiar sub forma prefinantarii se recupereaza progresiv, pe perioada de executie a contractului de finantare, prin aplicarea unui procent din valoarea fiecarei cereri de rambursare intocmite de beneficiari, stabilit de fiecare Autoritate de Management. Astfel, pentru Programul Operational Regional, sumele reprezentand pre-finantarea acordata unui Beneficiar sunt recuperate prin deduceri procentuale in procent de 25% din cheltuielile considerate eligibile de Autoritatea de Management si incluse in fiecare cerere de rambursare (excluzand plata TVA).

Recuperarea se efectueaza incepand cu prima cerere de rambursare, astfel incat suma aferenta prefinantarii sa se recupereze integral inainte de ultima cerere de rambursare.

Beneficiarul care primeste pre-finantare in cadrul contractelor cu o perioada de implementare de pana la 2 ani trebuie sa transmita cel putin o cerere de rambursare in termen de 6 luni de la primirea acesteia. Pentru contractele cu o perioada de implementare mai mare de 2 ani, Beneficiarul trebuie sa transmita cel putin o cerere de rambursare in termen de 1 an de la data efectuarii pre-finantarii.

In cazul nerespectarii acestei conditii, Beneficiarul are obligatia rambursarii intregii sume reprezentand pre-finantarea primita. 

Plata pre finantarii se va efectua intr-un cont special deschis pentru incasarea acesteia, dupa cum este mentionat in contractul de finantare.

Rambursarea cheltuielilor

Baza legala: O.G. nr. 29/2007 privind modul de alocare a instrumentelor structurale, a prefinantarii si a co-finantarii alocate de la bugetul de stat, inclusiv din Fondul National de dezvoltare, in bugetul institutiilor implicate in gestionarea instrumentelor structurale si utilizarea acestora pentru obiectivul convergenta (publicata in Monitorul Oficial nr. 86 din  2 februarie 2007), cu modificarile si completarile ulterioare

Ordinul nr. 911/2007 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor OG nr.29/2007, cu modificarile si completarile ulterioare, publicata in Monitorul Oficial nr.591 din  28 august 2007.

Beneficiarul trebuie sa depuna periodic, la Organismul intermediar relevant, cererile de rambursare insotite de raportul de progres. In acest sens, beneficiarul trebuie sa completeze si sa depuna la OI Graficul de depunere a cererilor de rambursare.

Pe toata perioada de implementare a proiectului, beneficiarul va transmite previziuni privind fluxurile financiare pentru trimestrul urmator in conformitate cu graficul mentionat anterior.

Suma minima ce poate fi solicitata printr-o cerere de rambursare lunara (in situatia in care beneficiarul estimeaza un grafic lunar de depunere a cererilor de rambursare) este de 300.000 lei.

Acordarea contravalorii TVA

Baza legala: O.G. nr. 29/2007 privind modul de alocare a instrumentelor structurale, a prefinantarii si a co-finantarii alocate de la bugetul de stat, inclusiv din Fondul National de dezvoltare, in bugetul institutiilor implicate in gestionarea instrumentelor structurale si utilizarea acestora pentru obiectivul convergenta (publicata in Monitorul Oficial nr. 86 din  2 februarie 2007cu modificarile si completarile ulterioare

Ordinul nr. 911/2007 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor OG nr.29/2007, cu modificarile si completarile ulterioare, publicata in Monitorul Oficial nr.591 din  28 august 2007.

Avand in vedere intrarea in vigoare de la 1 ianuarie 2007 a Legii nr. 571/2003 privind Codul fiscal,pentru beneficiarii din sectorul public al fondurilor comunitare nu se mai aplica scutirea de TVA.

In acest sens, s-a stabilit ca plata TVA aferenta livrarilor de bunuri, prestarilor de servicii si executiei de lucrari, finantate, integral sau partial, din contributia financiara a Uniunii Europene si/sau din co-finantarea publica nationala aferenta, ai caror beneficiari sunt autoritati ale administratiei publice centrale si locale, unitati subordonate, in coordonarea acestora, organisme neguvernamentale, nonprofit, de utilitate publica cu personalitate juridica care functioneaza in domeniul dezvoltarii regionale, va fi suportata de la bugetul de stat.

Astfel, in cazul in care beneficiarul este institutie publica, contravaloarea TVA-ului se va suporta de la bugetul de stat pentru cheltuielile eligibile platite din toate sursele de finantare ale proiectului, respectiv fonduri publice (FEDR si de co-finantare de la bugetul de stat) si contributia proprie a beneficiarului, numai in cazul in care acesta este asigurata din bugetul local.

In cazul in care beneficiarul este organizatie non-profit, contravaloarea TVA-ului se va suporta de la bugetul de stat numai pentru cheltuielile eligibile platite din sursele de finantare din fonduri publice ale proiectului, respectiv fonduri FEDR si de co-finantare de la bugetul de stat.

TVA-ul aferent contributiei proprii a beneficiarului se poate suporta de la bugetul de stat, numai pentru cheltuielile eligibile platite din contributia proprie care se incadreaza in definitia contributiei publice nationale, asa cum este prevazuta in O.U.G. nr.63/1999, la art.1, lit. C, respectiv contributia asigurata de la bugetul de stat, bugetul asigurarilor sociale de stat, bugetele locale, bugetele fondurilor speciale, bugetul trezoreriei statului si bugetele altor institutii publice cu caracter autonom. In categoria co-finantare aferenta nu se includ: contributia proprie a beneficiarului, in cazul in care acesta nu este institutie publica, co-finantarea asigurata din imprumuturi externe sau din alte surse decat cele mentionate mai sus si nici costurile suplimentare aferente proiectelor.

Suma reprezentand TVA aferenta contributiei proprii care nu se incadreaza in “contributia publica nationala” se suporta de catre beneficiar din sursele proprii si nu va fi rambursat de catre Autoritatea Contractanta.

Pentru toate tipurile de contracte, solicitarea de plata a TVA-ului va fi insotita de o declaratie pe propria raspundere privind corectitudinea sumelor reprezentand TVA inscrise in facturi, precum si cu privire la respectarea obligatiilor referitoare la TVA, prevazute de legislatia in vigoare.

Autoritatea de Management va pune la dispozitia beneficiarilor „Instructiuni privind modul de plata al TVA-ului pentru contractele finantate in cadrul POR”, ce vor detalia  fluxurile de documente si fonduri intre beneficiari si Autoritatea de Management. Acestea au insa caracter orientativ, beneficiarii avand obligatia de a respecta prevederile Codului fiscal si ale legislatiei in vigoare privind TVA.

Raportarea activitatilor in cadrul proiectului

Beneficiarul trebuie sa transmita odata cu cererea de rambursare (Anexa 8) raportul de progres, completat in formatul standard prevazut la contractul de finantare, prin care se vor raporta activitatile desfasurate in perioada de raportare, stadiul realizarii indicatorilor, rezultatele partiale/finale obtinute la momentul raportarii etc.

La fiecare raport de progres, beneficiarul va trebui sa descrie modul in care proiectul respecta legislatia in domeniul egalitatii de sanse, a dezvoltarii durabile.

Achizitii publice

Atribuirea contractelor de achizitii necesare implementarii proiectului se va realiza in conformitate cu prevederile O.U.G nr. 34/2006 cu completarile si modificarile ulterioare si se va face cu respectarea urmatoarelor principii:

- nediscriminarea

- tratamentul egal

- recunoasterea reciproca

- transparenta

- proportionalitatea

- eficienta utilizarii fondurilor publice

- asumarea raspunderii

Solicitantul se va asigura de eligibilitatea cheltuielilor astfel efectuate prin includerea tuturor achizitiilor publice la sectiunea 3.4 Achizitii publice a CF, inclusiv a celor preconizate a fi efectuate cu utilizarea procedurii de achizitie directa.

Beneficiarul raspunde de respectarea tuturor prevederilor in vigoare ale legislatiei in domeniul achizitiilor publice. In cazul in care se constata incalcarea prevederilor legale, cheltuiala aferenta platii bunurilor/serviciilor/lucrarilor astfel achizitionate vor fi considerate neeligibile si nu vor fi rambursate.

Originalul documentatiei de achizitie publica se va pastra de catre autoritatea contractanta (asa cum este definita de OG nr.34/2006 cu modificarile si completarile ulterioare). In cazul parteneriatelor, daca autoritatea contractanta este unul dintre parteneri, liderul de proiect va pastra la dosarul contractului de finantare o copie a documentatiei de achizitie marcata cu stampila „conform cu originalul”.

Control si audit

Beneficiarul trebuie sa tina o contabilitate analitica a proiectului, sa tina registre exacte si periodice, precum si inregistrari contabile separate si transparente ale implementarii proiectului. Beneficiarul trebuie sa pastreze toate inregistrarile/registrele timp de cinci ani de la data inchiderii oficiale a Programului Operational Regional 2007-2013.

Beneficiarul are obligatia de a pastra si de a pune la dispozitia organismelor abilitate, dupa finalizarea perioadei de implementare a proiectului, inventarul asupra activelor dobandite prin Instrumentele Structurale, pe o perioada de 5 ani de la data inchiderii oficiale a Programului Operational Regional.

Beneficiarul are obligatia sa acorde dreptul de acces la locurile si spatiile unde se implementeaza sau a fost implementat proiectul, inclusiv acces la sistemele informatice, precum si la toate documentele si fisierele informatice privind gestiunea tehnica si financiara a proiectului. Documentele trebuie sa fie usor accesibile si arhivate astfel incat sa permita verificarea lor. Beneficiarul este obligat sa informeze Organismul intermediar/ Autoritatea de Management cu privire la locul arhivarii documentelor.

Beneficiarul are obligatia sa furnizeze orice informatii de natura tehnica sau financiara legate de proiect solicitate de catre Autoritatea de Management, Organismul Intermediar, Autoritatea de Plata/Certificare, Autoritatea de Audit, Comisia Europeana sau orice alt organism abilitat sa verifice sau sa realizeze auditul asupra modului de implementare a proiectelor cofinantate din instrumente structurale. Beneficiarul are obligatia de a asigura disponibilitatea si prezenta personalului implicat in implementarea proiectului pe intreaga durata a verificarilor.

Beneficiarul trebuie sa asigure o pista de audit care sa permita posibilitatea verificarii documentelor originale de catre reprezentantii Autoritatii de Management, Organismului Intermediar, Comisiei Europene, ale Biroului European Anti-Frauda si de catre Curtea Europeana a Auditorilor.

In cazul neregulilor constatate ulterior finalizarii implementarii proiectului, beneficiarul are obligatia sa restituie debitul constatat, precum si accesoriile acestuia respectiv dobanzi, penalitati de intarziere si alte penalitati, precum si costurile bancare. In cazul nerespectarii obligatiei de restituire a debitului, Autoritatea de Management va sesiza organele competente in vederea declansarii executarii. Recuperarea debitului ca urmare a neregulilor constatate, se realizeaza conform prevederilor OG nr.12/2007 .

Nota: Departamentul pentru Lupta Antifrauda – DLAF asigura protectia intereselor financiare ale Uniunii Europene in Romania. Departamentul are atributii de control al fondurilor comunitare, fiind coordonatorul national al luptei antifrauda.

DLAF efectueaza controale operative la fata locului, din oficiu ori in urma sesizarilor primite de la autoritatile cu competente in gestionarea asistentei financiare comunitare, de la alte institutii publice, de la persoane fizice sau juridice, mass-media, OLAF, precum si celelalte State Membre.

Potrivit prevederilor Legii nr.78/2000 pentru prevenirea, descoperirea si sanctionarea faptelor de coruptie, comiterea de infractiuni impotriva intereselor financiare ale Uniunii Europene se pedepseste cu inchisoare de pana la 20 ani si interzicerea unor drepturi.

Orice sesizare privind nereguli si/sau posibile fraude in acordarea sau utilizarea fondurilor comunitare poate fi adresata Departamentului pentru Lupta Antifrauda: www.antifrauda.gov.ro, [email protected], tel. 021/3181185, Fax: 021/3121005.

Informare si publicitate

Beneficiarul are obligatia sa asigure o vizibilitate potrivita si o promovare adecvata a obiectivelor, rezultatelor obtinute, etc in conformitate cu prevederile contractuale si instructiunile cuprinse in Manualul de identitate vizuala a POR. Beneficiarul va descrie in cadrul rapoartelor de progres toate activitatile de informare si publicitate desfasurate, aferente proiectului si vor atasa la raport copii dupa articolele de presa, fotografii ale evenimentelor organizate in cadrul proiectului din care sa reiasa respectarea cerintelor de informare si publicitate, copii dupa publicatii etc.

Pentru toate echipamentele achizitionate prin proiect, beneficiarul trebuie sa aplice la loc vizibil, un autocolant in care sa se mentioneze elementele prevazute in manualul de identitate vizuala.

Beneficiarul trebuie sa acorde o atentie deosebita prevederii contractuale conform careia  „Beneficiarii proiectelor de investitii in infrastructura (de exemplu:lucrari de constructii, reabilitare, modernizare, extindere) sau de achizitii de bunuri pentru care valoarea contributiei publice depaseste 500 000 de euro sunt obligati ca nu mai tarziu de 6 luni de la incheierea proiectului sa monteze placi permanente prin care se vor face cunoscute actiunile Uniunii Europene” si in acest sens la intocmirea bugetului proiectului vor includerea sumelor necesare desfasurarii acestei activitati.

Arhivare

Beneficiarul trebuie sa pastreze toata documentatia legata de implementarea proiectului inclusiv inventarul asupra bunurilor dobandite prin finantarea nerambursabila, timp de 5 ani de la data inchiderii oficiale a POR.