Greseli frecvente

1. Nerespectarea conditiilor de eligibilitate si administrative stipulate in ghidul de finantare

Multe proiecte de finantare sunt respinse inca din prima faza de evaluare datorita tratarii cu superficialitate a conditiilor de eligibilitate si administrative. Criteriile de eligibilitate ale solicitantului - forma de consitituire (ONG, autoritate publica, microintreprindere, IMM, intreprindere mare), vechimea (minim 1-2 ani), profitabilitatea (sa fi obtinut profit din exploatare in anul precedent depunerii proiectului), activitatea (codul CAEN) pentru care se solicita finantare, reprezentantul legal si lipsa datoriilor in certificatele de atestare fiscala- trebuiesc indeplinite in stricta concordanta cu specificatiile din ghidurile de finantare. Altfel, intregul demers este o cheltuiala inutila de timp si bani: proiectul va fi respins din prima faza.

La fel de importanta este si respectarea conditiilor de eligibilitate ale proiectului, de la modul in care acesta contribuie la atingerea obiectivelor programului de finantare, conditiile cu privire la terenul sau cladirea prevazute in proiect la capacitatea operationala (experienta si numarul de personal implicat in gestionarea proiectului) si financiara (modul de sustinere a cheltuielilor investitionale si operationale si valoarea indicatorilor aferenti), durata de implementare (intre 2 - 4 ani de la aprobarea proiectului) si respectarea conditiilor de punctaj minim obligatioriu mentionate in grilele de evaluare tehnico-financiara.

La acestea se mai adauga si conditiile administrative ale proiectului si solicitantului precum obtinerea si atasarea tuturor avizelor, certificatelor, declaratiilor si documentelor in formatul, valabilitatea si continutul solicitate de programul de finantare.

Respectarea pas cu pas a conditiilor enumerate, in concordanta cu ghidul de finantare specific programului accesat, va duce la evitarea respingerii proiectului in etapa de evaluare a conformitatii administrative si a eligibilitatii.

2. Analiza superficiala a grilei de evaluare tehnica si financiara inainte de demararea proiectului

Inainte de demararea unui proiect, multi solicitanti ignora sau acorda prea putina importanta grilei de evaluare tehnica si financiara a programului de finantare care ii poate ajuta sa estimeze punctajul minim si maxim pe care proiectul lor l-ar putea obtine. Un punctaj mic va duce, de cele mai multe ori, la neincadrarea proiectului in lista celor care vor primi finantare.

Aceasta scapare poate fi foarte usor remediata, auto-evaluarea cu ajutorul grilei de evaluare fiind una dintre cele mai importante si eficiente masuri pe care le poate lua solicitantul pentru a se asigura ca proiectul sau are sanse de reusita. Realizarea unei evaluari solide inainte de predarea proiectului poate ajuta in mai multe feluri: de la estimarea punctajului pe care il poate obtine, la identificarea acelor criterii la care ar putea obtine un punctaj mic si cautarea unor variante de imbunatatire a lor, si, nu in ultimul rand, evitarea consumului de timp, bani si resurse, pentru un proiect cu sanse reduse de finantare.

3. Stabilirea unor obiective SMART eronate

Demararea unui proiect de finantare fara stabilirea unor obiective SMART adecvate este o greseala frecventa intalnita in procesul de redactare si planificare. Aceasta va influenta structura, continutul, activitatile, fundamentarea si punctajul acordat de catre evaluatori sau rezultatele implementarii proiectului. Obiectivele SMART trebuie sa fie:

Specifice - indica exact ceea ce se doreste a se obtine;

Masurabile - pot fi cuantificate cantitiativ si/sau calitativ;

de Atins - pot fi intradevar atinse prin implementarea proiectului;

Relevante - contribue la impactul vizat prin proiect;

(definite) in Timp - contin intervalul in care este prevazut a se realiza;

Respectarea acestor cerinte in stabilirea obiectivelor va influenta punctajul unor criterii de evaluare precum: relevanta proiectului pentru obiectivele programului de finantare, calitatea, coerenta si maturitatea lui.

4. Activitati incomplete, neclare si necorelate cu obiectivele proiectului

Sectiunea de planificare a activitatilor este una care genereaza numeroase greseli, precum omiterea unor activitati esentiale si obligatorii (organizarea licitatiilor, achizitiilor, realizarea dosarele de plata, cererilor de rambursare, publicitatea si auditul proiectului etc), descrierea neclara a acestora si necorelarea unora cu obiectivele proiectului. Asemenea omisiuni vor influenta decisiv evaluarea proiectului, eligibilitatea cheltuielilor si procesul de implementare. Pentru a evita asemenea scapari se recomanda o planificare detaliata a activitatilor, cu o prezentare clara si o estimare reala a timpului de realizare, intr-o insiruire logica si in corelare cu obiectivele proiectului.

5. Lipsa detaliilor de fundamentare si prezentare a proiectului

Numerosi solicitanti nu acorda o atentie ridicata fundamentarii proiectului, tratand cu superficialitate sectiunile din cererea de finantare, planul de afaceri, memoriul justificativ sau studiul de fezabilitate. Aceasta nu este o greseala care ar putea atrage neeligibilitatea proiectului, ci una care va influenta punctajul acordat anumitor criterii, intelegerea proiectului de catre evaluatori, si va crea dificultati majore in procesul de implementare precum si in atingerea obiectivelor propuse.

Pentru evitarea acestei greseli se recomanda mai multa atentie pentru cerintele privitoare la realizarea documentatiilor, prin fundamentarea si prezentarea detaliata a informatiilor continute in proiect.

6. Greseli in realizarea bugetului

Numeroase greseli se strecoara in etapa de realizare a bugetului proiectului, cele mai frecvent intalnite fiind incadrarea gresita a cheltuielilor in eligibile si neeligibile, nerespectarea plafoanelor pentru anumite tipuri de cheltuieli (10% din valoarea proiectului cheltuieli cu achizitionarea terenului, 50% cheltuieli cu realizarea constructiei, 10% cheltuieli de consultanta si proiectare et.c), supraevaluarea nejustificata a unor cheltuieli, aplicarea TVA-ului unor cheltuieli netaxabile, depasirea limitelor de buget, lipsa bugetarii unor cheltuieli necesare implementarii proiectului si erori in calcularea liniilor de buget. Solicitantul ar trebui sa acorde o atentie ridicata realizarii bugetului, fiind una dintre primele sarcini ale acestuia.

7. Lipsa unei analize a modului de obtinere si utilizare a surselor de finantare

Aceasta este una dintre cele mai grave erori, care creeaza probleme majore in etapa de implementare a proiectului. Lipsa unei analize fundamentate a modului de obtinere a finantarii pentru contributia proprie a solicitantului (pentru numeroase programe contributia proprie poate ajunge pana la 40% - 50%), mentionarea unor surse de finantare neverificate in prealabil si inexistenta unui plan de utilizare a surselor de finantare in implementarea proiectului (trebuie tinut cont de faptul ca finantarea nerambursabila se deconteaza dupa realizarea cheltuielii de catre beneficiar). Pentru a evita aceste greseli solicitantul ar trebui sa isi identifice clar sursele proprii de finantare, sa aiba o discutie cu banca pentru a afla conditiile si valoarea maxima a finantarii pe care o poate primi si sa isi planifice realist modul de utilizare eficient al surselor de finantare. De multe ori acesta greseala duce la imposibilitatea demararii sau finalizarii implementarii proiectelor.

8. Realizarea unor previziuni financiare nerealiste

O greseala frecvent intalnita, datorita superficialitatii modului de abordare a sectiunii de previziuni financiare si calcul al indicatorilor, pe care solicitantul nu o considera importanta si o trateaza in asa fel incat sa dea cifrele cat mai bine. Realizarea unor previziuni nerealiste privind veniturile si cheltuielile generate de un proiect, calculul unui cash-flow eronat si obtinerea unor indicatori supraestimati pot cauza grave probleme de sustenabilitate si profitabilitate a unui proiect, putand pune solicitantul in situatia de a fi nevoit sa returneze banii primiti deoarece nu si-a atins rezultatele previzionate. Pornind de la aceasta posibilitate, solicitantul ar trebui sa trateze cu toata atentia acesta sectiune, respectand pasii si criteriile specifice.

9. Durata de implementare nerealista

Estimarea nerealista a duratei de implementare apare la numeroase proiecte aflate in implementare, cauzata in special de o planificare nerealista a activitatilor, de neluarea in calcul a unor perioade de rezerva, de lipsa surselor de finantare necesare demararii proiectului, de necunoasterea exacta a procedurilor de achizitii publice si a duratelor de realizare a acestora. Estimarea unei durate nerealiste pentru implementare va putea duce la necesitatea unor documente necesare pentru justificarea prelungirii acesteia si chiar la neprimirea finantarii. Pentru a evita aceasta greseala, in faza de planificare, solicitantul ar trebui sa calculeze durata de implementare plecand de la activitatile proiectului si de la intervale de timp realiste de realizare a acestora, nu de la premisa 'in cat timp as vrea sa realizez proiectul'.

10. Acordarea unei atentii reduse elementelor de achizitii publice, ajutor de stat, informare si publicitate

Complexitatea procedurilor cu privire la achizitiile publice, a activitatilor de informare si publicitate aferente perioadelor de implementare si post-implementare, a notiunii de ajutor de stat, genereaza numeroase greseli care pot determina nedecontarea unor cheltuieli, refuzarea proiectului sau solicitarea realizarii unor modificari in documentatiile de solicitare a finantarii sau in dosarele de rambursare. Pentru evitarea acestor greseli se recomanda citirea in prealabil a OG 34/2006 cu privire la achizitiile publice, respectarea cu strictete a cerintelor din ghidurile de finantare cu privire la informarea si publicitatea proiectului si verificarea daca proiectul intra sub incidenta ajutorului de stat.